Почему программы учёта времени не помогают?

Пробовали ли вы отслеживать время для себя или своей команды? Это сработало? Вряд ли. Возможно вы бросили это дело на половине, или возможно, что листы учёта времени не отражали реальных затрат времени и того, как оно было потрачено. На самом деле, есть всего несколько причин, почему программное обеспечение для учёта времени может не справляться со своими функциями.

Слишком легко добавить в программу блоки времени, которые имеют мало отношения к реальности

Большинство программ для управления временем (например, Basecamp, Harvest, Freshbooks, Toggl, Wrike) позволяет клиентам добавлять выполненные задачи задним числом, скажем, составлять отчёты, проверить которые нет совершенно никакой возможности. Кроме всего прочего, не факт, что в таких задачах адекватно отражалось затраченное время: ведь они составлялись задним числом.

Учёт в реальном времени даже не является стандартом по умолчанию

В приложениях наподобие Basecamp даже не содержится возможности отслеживать задачи в реальном времени. То есть время, затраченное на задачи, определяет и указывает пользователь. В других программах, таких как Harvest, возможность отслеживать задачи в реальном времени есть, но она не является опцией по умолчанию. Персоналу проще «придумать» затраченное время, чем разобраться, как указать его реальные значения.

Никакой возможности догадаться, какие задачи отслеживались в реальном времени, а по каким пользователь «придумал» затраченное время

Некоторые приложения, такие как Toggl, всё-таки используют учёт в реальном времени как опцию по умолчанию. Тем не менее, в отчётах не разделено то время, которое было добавлено пользователем вручную, и то, которое отслеживалось в реальности. В результате менеджер не знает, какое время было на самом деле затрачено. Учёт в реальном времени — единственный способ получить впоследствии вменяемую статистику по происходящему.

Время не привязано к задачам, на которые оно тратится

Это самое очевидное, что нужно делать в ходе учёта времени. Когда человек работает над какой-то задачей 2 часа, скажем с 13 до 15, у него не должно быть возможности то же самое время засчитать для другой задачи. К сожалению, большинство онлайн-приложений для учёта времени дают такую возможность. То есть теоретически человек имеет возможность работать одновременно хоть над десятком задач, хотя практически это малореально!

Нет возможности проверить, чем именно занят сотрудник в данный момент

Если в системе нет проверок на целостность данных, у сотрудников будет возможность обманывать её в своих интересах. Вы хотите, чтобы персонал работал больше? Отлично, всё что им нужно сделать — изменить текстовое описание в задачах. Такие системы совершенно бесполезны, потому что в них слишком легко изменить затраченное время, чем и будут пользоваться сотрудники.

Программы для учёта времени должны по идее уметь определять, над чем на самом деле сейчас работает сотрудник.

Слишком сложно помнить о том, чтобы отслеживать время

Если у сотрудника сложный насыщенный день, ему будет сложно не забыть нажать кнопку «учёт времени». Чаще всего они вспомнят об этом в конце дня и по памяти перечислят то, над чем работали весь день. Это ещё один фактор, сильно снижающий эффективность таких программ.

Какие возможности вы хотели бы видеть в системах учёта времени?

Вот несколько особенностей, которые могла бы содержать идеальная программа для учёта времени. В данный момент не существует программы, которая умела бы всё перечисленное, так что вам придётся выбрать какие-то наиболее важные возможности.

Учёт времени в оффлайн — иногда нужно делать это в аэропорту, поезде или просто в отсутствие доступа в интернет.

Время выделяется под определённые задачи — это полезная, даже необходимая функция, но большинство систем учёта времени не предоставляет её. В сутках всего 24 часа, и отслеживаемое время должно закрепляться за определёнными задачами. Если так не делать, сотрудники легко могут указать, что они работали над двумя или десятью задачами одновременно, и у вас не будет никакой возможности это проверить.

Экспорт в Excel — было бы неплохо иметь возможность экспортировать данные в csv или в Excel-формат.

Выставление счетов клиентам — возможность выставить клиенту счёт, исходя из времени, затраченного на работу. Некоторые приложения не предоставляют такой возможности напрямую, вместо этого позволяя сделать это путём интеграции их со сторонними сервисами.

Интеграция с системами управления задачами и проектами — инструментарий для управления проектами в самом приложении или же его интеграция со сторонними решениями.

Учёт в реальном времени как стандарт по умолчанию — комплексный учёт в реальном времени должен быть настройкой приложения «по умолчанию», чтобы проще всего пользователям было идти именно по этому пути, а не придумывать или вспоминать время, которое они потратили на работу сегодня утром или неделю назад.

Без избыточного ввода данных — было бы просто замечательно иметь возможность ничего не делать! На данный момент существует всего одно приложение, которое предоставляет такую возможность в полной мере — это Rescue Time. Эта возможность имеет, конечно, и свои недостатки: например, вы не сможете нормально интегрировать Rescue Time с системой управления задачами или проектами, или выставить счёт клиенту.

Возможность менеджерам видеть, какое время было добавлено вручную, а какое отслеживалось системой — менеджеру необходимо знать отличие между задачами, которые отслеживались в реальном времени, и теми, время для которых сотрудник указал вручную, чтобы контролировать, насколько точно сотрудник указывает затраченное время.

Напоминания — хорошо бы напоминать сотрудникам включить приложение для учёта времени, как они возвращаются за компьютер или включают его.

Интеграция в веб-сайты и приложения — возможность сбора данных о том, какие сайты посещал пользователь, чтобы быть уверенным, что он работал, а не играл в игры или сидел в социальных сетях.

Дополнительные подтверждения точности отслеживаемых данных — какие ещё методы может использовать приложение для проверки собранных данных о рабочем времени?

 

Уникальные возможности некоторых систем отслеживания времени

Учёт времени — это типовая задача, и большинство приложений использует похожие методы для её решения. Давайте рассмотрим некоторые приложения, использующие уникальный подход и содержащие интересные функции для решения проблемы точного учёта времени.

Rescue Time

– это приложение скорее для тайм-менеджмента, чем для учёта рабочего времени. Основное преимущество — что пользователи могут вообще не вводить никаких данных. Это преимущество для пользователей, однако недостаток такого подхода — в том, что собранные данные не получится использовать для выставления счёта клиенту, и что вы не будете знать, над какими именно задачами работал сотрудник в конкретный момент времени. Rescue Time следит за тем, какие приложения используются и какие сайты посещаются, так что выводы о том, что именно делал сотрудник, можно построить только косвенно на основании этих данных.

Toggl

– это приложение написано специально для учёта времени. Его отличительная особенность в том, что на основании данных о посещаемых сайтах и работающих приложениях, Toggl пытается сделать выводы, какими именно рабочими задачами был занят сотрудник в этот момент. Например, если сотрудник работает над «отчётом по работе с клиентом», Toggl запоминает, какие приложения для этого используются обычно (вероятно, это документ Word). Если пользователь переключится на другие приложения, скажем на клиент электронной почты, Toggl спросит его, работает ли сотрудник всё ещё над отчётом, или уже нет.

Time Doctor

– содержит несколько уникальных особенностей, призванных контролировать, насколько аккуратно происходит учёт времени. При посещении сайтов типа Facebook Time Doctor спросит пользователя, не отвлёкся ли тот от работы. Это немного снизит количество личных дел, решаемых сотрудниками в рабочее время. Кроме того, Time Doctor собирает данные о посещённых сайтах и запускаемых программах, и умеет формировать на их основе отчёты. Если сотрудник указывает, что работает он исключительно за компьютером, то во время простоя компьютера Time Doctor автоматически назначит этому сотруднику перерыв. После простоя компьютера Time Doctor напомнит пользователю, чтобы он включил режим учёта времени. Учёт происходит в реальном времени и назначить два или более дела на один и тот же промежуток времени невозможно.

Заключение

Несмотря на некоторую предвзятость, авторы стремились объективно рассказать о нескольких решениях в области учёта рабочего времени, провести комплексный анализ и сравнить различные приложения.

Переведено с английского

Поделиться с друзьями:

Комментарии

Снова радуете всех интересным

Снова радуете всех интересным

Добрый день!

Довольно интересная статья. У себя в ЖЖ блоге я немного хочу процитировать Ваш пост. Разумеется, ссылка на Ваш сайт будет присутствовать. Надеюсь Вы не против?

Не против :)

Не против :)

Привет

Жалко, но порой необходимо сменить образ жизни. И писать такие грамотные посты.

Отвечаю

А можно узнать, у вас дизайн блога шаблонный? Тоже себе такой хочу…

Не шаблонный, свой

Не шаблонный, свой собственный.

Пытаюсь поделиться мнением

Желательно скопировать вашу статью и выложить у себя на блоге. Разумеется, будет ссылка на ваш сайт.

Хотелось бы узнать

Занятно пишете, жизненно. Все-таки, для того, чтобы делать по-настоящему интересный блог, нужно не только сообщать о чем-то, но и делать это в интересной форме.

Хочу спросить.

Действительно интересный материальчик. А Вы серьезно писать не подумывали? Думаю, у Вас бы получилось. По крайней мере, можно было бы очень посещаемый блог получить. Сейчас в интернете с уникальными интересными текстами проблема.

Спасибо, стараюсь находить

Спасибо, стараюсь находить для этого время.